こんな感覚を持ったことはありませんか？毎日パソコンを開くと、メールにもWeChatにもDingTalkにもファイルが溢れていて、特にPDFが多い。ある時は契約書、ある時はレポート、ある時はスキャン文書。一番頭が痛いのは、上司が3つのPDFを送ってきて「王さん、これを1つにまとめて、午後の会議で使うから」と言うこと。見てみると、3つのファイル、それぞれ数十ページもある。手動でコピー＆ペースト？それだと日が暮れるまでかかる。
私も以前はそうだった。愚かにも1つのPDFを開いて、次に別のを開いて、また別のを開いて、1つずつWordに貼り付けていた。貼り終わったら書式を調整して、またPDFに変換し直す。そんなことをしていると午前中が終わってしまい、髪の毛も抜けた。その後、私は賢くなって、とても簡単な方法を見つけた。それはPDF結合ツールを直接使うことで、数十秒で完了する。本当に、誇張ではなく、コーヒーを淹れるより速い。
このツールはどれだけ簡単かというと、結合したいPDFファイルをドラッグして、順序を並べるだけ。そう、スマホのアプリを並べ替えるように、長押ししてドラッグするだけ。そして「結合」をクリックすると、あっという間に新しいファイルが作成される。心配なら、プレビューでページ数や内容が正しいか確認でき、問題なければダウンロードできる。とても安定している。
言っておくけど、この操作は時間を節約するだけでなく、とても安心できる。以前ファイルを結合するとき、一番怖かったのは書式が崩れること。表がずれたり、画像が変形したり、ページ番号が消えたり、もう大変だった。このツールを使うと、元のまま、フォントもレイアウトも解像度も変わらない。元のファイルとまったく同じで、上司が見ても文句のつけようがない。
また、スキャンした契約書を1つの完全なPDFにまとめて顧客に送る場合や、複数の経費精算書のPDFを1つのファイルにまとめて財務に提出する場合、異なる部門から送られてきたプロジェクト資料を1つの完全なレポートにまとめる場合など、これらの作業はこのツールを使えば数分で完了する。考えてみてほしい。以前はこれらの作業に最低30分はかかっていた。今は効率が倍増し、節約した時間で何か他のことをできる。水を飲むだけでも、伸びをするだけでも価値がある。
しかも、このツールはソフトウェアをダウンロードする必要がなく、ウェブ上で使える。メモリも取らない。パソコンでブラウザを開くだけでいい。ファイルが多くても問題ない。一度に十数個のPDFをドラッグして、まとめて結合できる。月末や月初にファイルを一括処理するときに特に適している。また、ファイルを失くす心配もない。結合後は自分でダウンロードして保存でき、どこにでも保存できるし、誰にでも送れる。完全に自分の自由だ。
本当に、私の周りの同僚の多くは最初この操作を知らなかったが、私が数回で完了するのを見て、どうやったのか聞いてきた。今では彼らも使っている。オフィスでPDFファイルを見てため息をつく人はもういない。
だから、働く人が効率を倍増させたいなら、複雑なスキルを学ぶ必要はない。時には小さなツール、小さな操作の問題だ。PDF結合は小さく見えるが、毎日使うものだ。これを覚えれば、些細で繰り返しの多い、技術のいらない作業を最小限の時間に圧縮し、より価値のあることに集中できる。試してみればわかる。あっという間にファイルが結合される感覚は、本当に気持ちいい。