こんな経験はありませんか？上司がWeChatでPDFファイルを送ってきて、すぐに印刷するよう言われた。あなたは急いで開いてみると、なんと数十メガバイトのファイル。プリンターはなかなか反応せず、パソコンのファンがヘリコプターのようにブンブン回っている。一番気まずいのは、やっとの思いで1ページ印刷したら、フォーマットが全部崩れていて、またやり直しになること。
私には広告会社で働いている友人がいるが、先日まさにこれで失敗した。彼らはクライアントに提案をする際、PPTをPDFに変換して送ったが、ファイルサイズがとんでもなく大きく、なんと80メガバイト以上あった。クライアント側はスマホで見ようとしたが、読み込みに時間がかかり、直接グループで「君たちのレベルは低いね」と言われてしまった。友人は本当に悔しかった。内容は良くできていたのに、ファイルサイズだけで台無しになった。
その後、彼が私に愚痴をこぼしに来たので、私は彼にひとつの方法を教えた。今では彼は毎日オフィスで同僚のPDFを圧縮するのにこの方法を使っていて、もう部門の技術の達人になりつつある。実は方法は本当に簡単で、たった3ステップ。コーヒーを買いに階下へ行くより速い。
ステップ1：適当なブラウザを開いて、「PDF圧縮オンラインツール」と検索する。ソフトウェアをダウンロードする必要はない。ウェブ版で十分だし、パソコンのメモリも占有しない。今は多くのサイトが無料の圧縮サービスを提供している。登録やログイン不要のものを選べば、すぐに使える。
ステップ2：圧縮したいファイルをドラッグ＆ドロップする。そう、これだけ簡単。WeChatにファイルをドラッグするのと同じだ。アップロード速度はあなたのネット速度次第だが、通常は数秒で完了する。
ステップ3：圧縮レベルを選ぶ。ツールによっては「軽度圧縮」か「極度圧縮」を選ばせるものがある。最初は「推奨」または「バランス」モードを選ぶことをお勧めする。そうすれば圧縮後の画質がそこまで悪くならない。アップロードが完了したら、「圧縮開始」をクリックして、水を一杯飲みに行く。戻ってきたら完了している。
私の友人のあの80メガバイト以上のファイルが最終的にどれだけになったと思う？8メガバイト！実に10分の1に縮んだ。クライアント側が再度開くと、あっという間に表示され、「効率がいいね」と言われた。友人は心の中でほくそ笑んだ。何が効率がいいだ、ただ怠けるための小技を覚えただけだ。
ただし、ここでいくつか注意点を伝えておく。第一に、クライアントのダウンロードを要求するサイトは避けること。多くはバンドルソフトウェアで、インストールすると広告がたくさん出る。第二に、ファイルに特に重要な契約書や機密内容が含まれている場合は、無料の公共サイトを使わない方がいい。データ漏洩のリスクがある。その場合はAdobe公式や会社支給の専門ツールを使うのが確実だ。第三に、圧縮後は必ず確認すること。文字がぼやけていないか、図表がはっきりしているか。圧縮した結果、文字が読めなくなったら、圧縮しない方がましだ。
実はPDF圧縮は、スマホのメモリ整理と同じで、定期的に行えば、かなり手間が省ける。考えてみてほしい。履歴書や作品集を送る時、ファイルが大きすぎると相手が見たくなくなるかもしれない。チャンスを逃すかもしれない。また、システムにアップロードするファイルも、多くのシステムがファイルサイズを制限していて、5メガバイトを超えるとアップロードできない。そんな時に圧縮が大いに役立つ。
私の周りの同僚もこっそりこの方法を使っている。中にはよく使うツールをブックマークに保存している人もいて、とても便利だ。こういう小さなことは目立たないが、いざという時に大きな助けになる。まるで、バッグにガムを常備している人や、USBメモリに圧縮ツールを常備している人がいるように、生活の知恵だ。
次にPDFファイルが異常に大きいことに遭遇しても、焦らずに。1分でオンラインツールを見つけて、コーヒーを飲む間に解決できる。節約できた時間で、もっとサボったり、ショート動画を見たりできる。ファイルと格闘するよりずっといいだろう？
とにかく私は今では慣れていて、誰かにPDFを送る時は必ず圧縮を通す。プロフェッショナルに見えるし、相手を待たせることもない。あなたもよくPDFファイルサイズに悩まされているなら、ぜひこの方法を試してみて。使った人はみんな良いと言っている。早速ブックマークに保存しておこう。